AI導入の失敗事例：助成金で約300万円かけたAIを一度も使わなかった話

中小企業のAI導入が失敗する原因は、私の場合、AIの出来ではありませんでした。「これで、誰の、どの作業が消えるか」を決めないまま発注したことです。

私は年商1億円の会社を7年で年商20億円まで育てた元役員で、現在は中小企業7社の顧問です。その私が、助成金で約300万円かけて入れたAIを、実務で一度も使いませんでした。この記事では、何があったか、どこで間違えたか、発注の前に確かめる質問をまとめます。

何があったのか：約300万円のAIを、実務で一度も使わなかった

助成金を使って会社にAIを入れ、納品されたものを一度も使いませんでした。社長の作業は、1つも減りませんでした。

納品物が悪かったわけではない

あとから振り返っても、カルテの出来は悪くありませんでした。作ってくれた側は、頼まれたものをきちんと作っています。

問題は、頼んだ側の私にありました。何を消したいのかを決めないまま、「AIで何か良いものを」と頼んでいたんです。

どこで間違えたのか：4つの場所

間違えたのは、発注より前の段階です。振り返ると、4つの場所で順番を誤っていました。

1. 消したい作業を決めずに頼んだ

「この作業を来月からなくしたい」という1つが決まっていれば、カルテは作らなかったはずです。少なくとも、最初には作っていません。

目的が「AIで何か」のままだと、作る側は作れるものを作るしかありません。

2. 作れるものを先に作り、使う場面をあとから探した

先に「AIで作れるもの」を決めて、そのあとで使う場面を探そうとしていました。使う場面が見つからなければ、どれだけ立派でも、置いてあるだけのものになります。

私はこの失敗から、「あれば便利」という言葉を警戒するようになりました。あれば便利なものは、なくても困りません。だから開かれなくなります。

3. 助成金が使えるから入れた

「助成金が使えるなら、この機会に」という順番で決めていました。制度が先に来て、それに合う納品物を探した形です。

しかも、使っていないものを「補助金で継続しましょう」という話に乗りました。使われていないと分かった時点で止めていれば、そのあとの出費はありませんでした。制度が使えるかどうかより先に、「いま使っているか」を見るべきでした。

消したい作業が先にあって、そこに制度が使えるなら良い話だと思います。補助金を検討している場合の考え方は、デジタル化・AI導入補助金2026｜申請前に社長が決める3つに書きました。

4. 入れる前の時間を測っていなかった

入れる前に何分かかっていたかを測っていないと、入れた後も比べられません。比べられないと、続ける理由も、やめる理由も言えません。

失敗は1回ではなかった：3回に共通していたこと

実は、同じ形の失敗を3回しています。1つ目は社内向けのクイズのアプリ、2つ目は月額で払う業務システム、3つ目がこの従業員カルテです。業務システムは、開かなくなってからも1年間払い続けました。

3回に共通していたのは、次の4つでした。

どれも、道具の性能の話ではありません。入れる側の決め方の話でした。

発注前に確かめる8つの質問

AIの提案や見積もりを受け取ったら、発注の前に次の8つを書き込んでみてください。1・3・4は、私が顧問先でAIを入れるとき、道具の話より先に聞いている3つです。残りは、自分の失敗で抜けていたことから足しました。

1. これで、誰の、どの作業が消えるか（1行で書けるか）
2. その作業に、今どれだけかかっているか（1回何分、週に何回）
3. 消えたら、月に何時間、いくら戻るか
4. 戻った時間を、何に使うか
5. 毎日の仕事の流れの、どの場面で開くか
6. 触る人は誰か。2人目は誰か（手順を紙1枚で渡せるか）
7. お金や人が動く作業なら、最後の確認を人に残す形になっているか
8. 補助金や助成金がなくても、この金額を払うか

いちばん大事なのは1つ目です。試しに、あのカルテで書いてみます。「これで、誰の、どの作業が消えるか」。誰の欄も、どの作業の欄も、埋まりませんでした。

顧問先のホームページで書くと、こうなります。「社長の、HPの文言を直すたびに外注先へ連絡して数日待つ作業が消える」。1行で書けて、実際に消えました。この顧問先のHP保守の外注費が月1万円から0円になったのは、この作業を消したからです。

質問に答えられなかったときの行き先

8つ全部が、最初から埋まるとは限りません。埋まらなかった質問ごとに、次にやることを決めておくと止まりません。

すでに入れて、使われていないときは

止める前に、2つだけ見ます。先月その作業に何回使ったかと、その作業に今かかっている時間です。

回数が落ちている月は、もう手作業に戻り始めています。時間が入れる前と変わらないなら、渡す作業を分け直すか、外すかを決めます。合わなかったものを外すのは、失敗ではないと私は思っています。避けたいのは、払い続けているのに誰も開いていない状態のほうです。

解約の条件や違約金は、契約書で確かめてください。判断に迷う場合は、契約に詳しい専門家に相談してください。

失敗のあとで変えた順番

いまは、消したい作業を1つ決める、今の時間を測る、そこにだけAIを当てる、もう一度測る、の順番を崩さないようにしています。この順番に変えてから、入れたものが使われずに眠ることはなくなりました。

始める順番と最初の3か月の進め方は、中小企業のAI導入は何から始めるかにまとめました。道具を先に選んでしまう会社の共通点は、AIを入れても仕事が減らない会社の共通点に書いています。

よくある質問

Q. 中小企業のAI導入が失敗するいちばんの原因は？

私の場合は、消す作業を決めずに道具から入ったことでした。AIの性能や納品物の出来ではなく、頼む側の順番の問題です。

Q. 助成金や補助金でAIを入れるのは、やめたほうがいいですか？

やめる必要はありません。先に消したい作業が決まっていて、そこに制度が使えるなら良い話です。私が失敗したのは、制度が先に来たときでした。

Q. 納品されたAIが使われないのは、業者の責任ですか？

私の場合は、頼んだ側の問題でした。作る側は頼まれたものを作ります。何を消したいかを決めて伝えるのは、頼む側の仕事だと思っています。

Q. 使っていないAIは、すぐ解約したほうがいいですか？

先月の利用回数と、その作業の時間を見てから決めます。回数が落ちていて時間も減っていないなら、外す候補です。解約の条件は契約書で確かめてください。

Q. 発注前に、最低限これだけは確かめるという質問は？

「これで、誰の、どの作業が消えるか」の1行です。ここが埋まらないものは、いったん止めていいと私は考えています。

まとめ

• 約300万円のAIを使わなかった原因は、納品物ではなく、消す作業を決めずに頼んだ順番だった
• 開く場面、触る人、測った数字がないまま入れたものは、忙しい月に開かれなくなる
• 発注前に8つの質問を書き込み、1つ目の「誰の、どの作業が消えるか」が埋まらないものは止める

次の一歩として、いま手元にある提案書か見積もりに、1つ目の質問を書き込んでみてください。

出典・参考

• AI導入で失敗した私が、使い方を教えない理由（AI参謀のnote。同じ体験を長く書いたもの）
• 3回、同じ失敗をした。入れたAIが3か月目に開かれなくなる理由（AI参謀のnote）