AIを入れても仕事が減らない会社の共通点。先に決めるのは「何を手放すか」

「あれば便利」なものは、使われない

私自身、助成金を使って会社にAIを導入したことがあります。納品されたのは「従業員カルテ」でした。誰が見てもその人のことが分かる、立派な資料です。

でも、実務では一度も使いませんでした。社長の仕事は、1つも減っていません。

「あれば便利」なものは、忙しい現場では後回しになります。使われるのは、明日からの作業がそのまま消えるものだけです。

「どのAIがいいか」から考え始めると、道具の比較で終わってしまいます。道具は、何をさせるかが決まってから選べば十分です。

「業務を効率化したい」では、何も減りません。「社長が毎週金曜の夜にやっている請求書の作成を減らす」のように、人と作業と時間まで決めると、打ち手がはっきりします。

AIで減らせるのは、社内の作業だけではありません。ホームページの更新、求人原稿、チラシなど、毎月お金を払って外注している仕事の中にも、社内でできるようになるものがあります。

道具を選ぶ前に、次の2つを書き出してみてください。紙1枚で十分です。

書き出したら、1つずつ次の3つに分けます。

分け方の目安 ◎ すぐに社内でできる：手順が決まっていて、毎回ほぼ同じ作業
○ 型を作れば社内でできる：毎回少し違うが、見本があれば作れる作業
△ 今は外注のままがよい：専門の資格が要るもの、決算とセットの記帳など

全部をやめる必要はありません。◎から1つだけ選んで、まず減らす。1つ減ると、次に何を減らせるかが見えてきます。

顧問先では、振込・入力・LINEの一次返信・面談日の調整を仕組みにしたことで、社長の時間が月20時間以上戻りました。ホームページの運用を月1万円で外注していた会社では、社内で更新できる形にして、外注費がなくなりました。

※顧問先での実例です。減る時間や金額は、会社ごとに異なります。