ChatGPTで議事録は「決まったこと・担当・期限」だけ。最初にAIへ渡した作業

ChatGPTなどのAIで議事録を作るなら、会話を全部きれいにまとめさせるより、「決まったこと」「担当」「期限」の3つだけを表で出させるほうが、あとで読まれる議事録になります。私がAIに最初に丸ごと渡した作業は、会議の議事録で、減ったのは1回あたり5分ほどです。最初は読みにくい長文が返ってきたので、決まったことと誰が何をするかが一目で分かる形に変えてもらいました。この記事では、そのときの失敗と、そのまま使える頼み方、会議の録音をAIに入れる前に決めることを書きます。

ChatGPTで議事録は作れる？ 作れるが、「まとめて」だけでは読まれない

作れます。ただ、「この会議の議事録を作って」とだけ頼むと、話した順に文章を並べた長い記録が返ってきやすいです。書いてあることは合っていても、あとで誰も読みません。

議事録で読まれるのは、何が決まって、誰が、いつまでにやるか、の部分です。そこだけを出させると、作る時間も、見返す時間も短くなります。

使ったAIの名前は、ここでは書いていません。この記事の頼み方は、ChatGPTでもClaudeでも、文字を貼って頼めるAIならそのまま使えます。

議事録をAIに頼む手順は4つ

1. 会議を録音する。始める前に、参加者に「録音して、AIで記録にします」と伝える
2. 録音を文字にする。録音のファイルをそのまま受け取れるAIもあれば、文字にしてから貼る必要があるものもある
3. 下の頼み方で、「決まったこと・担当・期限」だけを出させる
4. 出てきた表を読んで、違うところを直す。名前・日付・数字は目で追う

手順1で参加者に伝えるのは、あとで「聞いていない」とならないためです。録音を残しておくと、まとめ方がおかしかったときに戻って直せます。私が議事録から始めてよかったと思うのは、失敗しても困らなかったことでした。

対面の会議や電話が多いなら、録音すると、文字起こしと要約までアプリで作ってくれる録音機（PLAUDなど）を使うと、手順2の文字にする手間がほとんどなくなります（参加者にひと言伝えるのは同じです）。オンライン会議なら、会議に参加して議事録まで作るサービス（Circlebackなど）もあります。2つの使い分けは、会議の録音はAI時代の資産になるに書きました。

そのまま使える頼み方：決まったこと・担当・期限だけ出す

文字にした会議の中身の下に、次の文を貼って頼みます。

下の会議の記録から、次の3つだけを表にしてください。
・決まったこと
・担当する人
・期限

会話の流れや、決まらなかった話は表に入れないでください。
担当か期限が話に出ていない行は、空けずに【要確認】と書いてください。
私が渡した記録にないことは書かないでください。

表の下に、「決まらなかったこと（次の会議に持ち越し）」を3つまで箇条書きで書いてください。

「私が渡した記録にないことは書かないでください。」までが本体です。最後の「決まらなかったこと」の行は、次の会議の最初に読むために足しています。いらなければ消してください。

表ができたら、関係する人に送る前に、見やすい形に整えさせます。

いまの表を、参加者に送る連絡の形に整えてください。
1行目に会議の名前と日付、次に表、最後に【要確認】の行だけを並べ直してください。
表の中身は変えないでください。

「表の中身は変えないでください」の1行を入れておくと、整える途中で言い回しや数字が変わるのを防げます。

全部まとめる頼み方との違い

「それらしく埋まってしまう」のは、議事録に限った話ではありません。AIに何かを作らせたとき、こちらが渡していない事実が、整った言い回しのまま混ざっていたことが私には何度もありました。だから指示の最後に「渡した事実にないことは書かない。分からないところは【要確認】と書く」の1行を入れています。この1行を入れてから、確認にかかる時間がはっきり減りました。指示を短く出して直していくやり方は、AIへの指示の出し方のコツにまとめています。

会議の録音をAIに入れる前に、何を決める？

議事録は、会議の中身をまるごとAIに渡す作業です。便利なぶん、入れてよい会議と入れない会議を先に決めておきます。

1つ目の3つは、生成AIの社内ルールは、A4一枚で足りるのひな形と同じです。社員にも議事録をAIで作らせるなら、先にこの1枚を配ってください。業種によって守る決まりが追加である場合や、社外の人が入る会議の録音で迷う場合は、顧問の社労士や弁護士に確認してください。

議事録の次に、同じやり方で渡せる作業

議事録で分かったのは、AIに渡せるかどうかは、作業の難しさより、言葉になっているかどうかで決まる、ということでした。

同じ「録音を渡して、文字にして、形を決めて出させる」やり方は、ほかの作業にも使えます。

• 作業の手順書：自分がやっている手順を口で説明して録音し、文字にして、順番に並べ直してもらう
• 聞き取りの記録：社員への聞き取りを録音し、文字にしてもらう

出てきたものをパソコンの中のファイルとして保存するところまで任せたいなら、Claude Codeのような、パソコンの中で作業するAIを使う方法もあります。最初の1つの選び方と頼み方は、非エンジニアのClaude Code使い方に書きました。

よくある質問

Q. ChatGPTで議事録を作るときのプロンプトは？

「決まったこと・担当・期限の3つだけを表にする」「話に出ていないものは【要確認】と書く」「渡した記録にないことは書かない」の3つを入れます。上の頼み方をそのまま貼って使えます。

Q. 会議の録音をそのままChatGPTに渡せますか？

道具やプランによって、録音のファイルを受け取れるものと、文字にしてから貼る必要があるものがあります。どちらの場合も、頼み方は同じです。

Q. AIが作った議事録は正確ですか？

そのままは使いません。名前・日付・数字は、目で追って確かめます。録音を残しておけば、違っていたときに戻って直せます。

Q. 議事録をAIで作ると、どのくらい時間が減りますか？

私の場合は、1回あたり5分ほどでした。会議の長さや回数で変わります。小さく見えても、会議のたびに戻ってくる時間です。

Q. 会議の中身をAIに入れても大丈夫ですか？

社内ルールで、入れない会議と話を先に決めてから使います。お客様や社員の個人情報、取引先から預かった資料、まだ公表していない金額や条件が出る話は入れない、と決めておくのが安全です。

まとめ

• AIに「議事録を作って」とだけ頼むと、読まれない長文が返ってきやすい
• 頼むのは「決まったこと・担当・期限」の3つだけ。話に出ていないものは【要確認】と書かせる
• 録音をAIに入れる前に、入れない会議と話、使うAI、送る前に見る人を決める

次の一歩として、次の社内会議を1回だけ録音して、上の頼み方で表にしてみてください。